経理を任せていた従業員の退職で困った時の対処法
「突然ですがベテラン経理さんが介護を理由に退職します。」
その時は急にやってきます。残された人だけで彼女の業務を進めなくてはなりません。
すぐに新しい人を雇っても、引き継ぎもままなりません。
今回は、そんな事態に困る前に日頃からやっておくとよいことをまとめました。
■急な退職にも困らないようやっておくとよい三つのこと
ルーティンの可視化
経理の業務は多岐に渡ります。そのうえ、企業規模や業種によりツールも進め方もまちまちですよね。突然の担当者の退職で明日からルーティンが滞る！なんてことも耳にします。
そこでまずはじめにやっておくと良いこととして、「可視化」があげられます。
従業員一人に長年経理を任せてはいませんか？そうなるとその人に聴かないと何もわからない、なんてことになってはしないでしょうか。
そうならないためにもまずは可視化です。年単位、月単位、日単位でまずは何をどのように、何を使って進めているのか。テキスト化をオススメします！その他決算時や事業拡大などに都度発生する業務もあることでしょう。それら全て業務のプロセスを図式化（フローチャート化）してまとめてもらいます。もちろん箇条書きでもよいでしょう。
次にタイムスケジュール作成です。特にルーティン業務を溜めることなく処理するために経理担当者の1日の流れを把握しておきましょう。
業務マニュアルの作成
長年同じ業務をおこなっていると体で覚えてしまっていたり、ルールを設ける程ではないと感じるためか、業務マニュアルがないクライアント様をよくみかけます。過去の資料をひっくり返していざ業務を進めることになると、必ずミスの発生や、作業時間が無駄にかかってきてしまいます。そこで大切になってくるのが業務マニュアルです。
誰がみてもわかる手順がまとめられていれば、担当者の急な退職や、急な業務対応の際にも安心ですね。
属人化からの脱却
「経理のことはあの人に聞かないとわからない。」
なんてことになっているなら、すぐに解決に向けて動いたほうが良いでしょう。経理業務はブラックボックス化しやすい業務なんです。
正直担当者に任せっきりになってはしませんか？
突然の退職に慌てることのないよう、日頃からチームで業務をまわす、又は、上司が実務をある程度は把握しておきましょう。もちろん任せることは良いことですが、把握をしておくことと、放置しておくことは違います。
早速1on1を実施し、実務の把握からはじめましょう。
■まとめ
人手不足がささやかれる時代に、直ちに後任が決まるとは限りません。
残ったメンバーで日々のルーティンや月末処理をミスなく進めていけるように、「ルーティンの可視化」「業務マニュアルの作成」「属人化からの脱却」この3つを実行してほしいと思います。
それでも仕事がまわらない。めんどうなので誰かに頼みたい。
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